maganutak-lathatosaga

Tájékoztató – Magánutak láthatósága, okmánykezelés és sofőradatok a WebEye rendszerben

Tisztelt WebEye Ügyfél!
A 2018 május 25-től alkalmazandó EU-s Adatvédelmi rendelet (GDPR) alapján, mint arról korábban Önöket már részletesen tájékoztattuk, a WebEye Szolgáltatás használata során Önök az Adatkezelők a WebEye rendszerbe Önök által bevitt személyes adatoknak.

Fontosnak tartjuk, hogy a WebEye Szolgáltatásunk használata során az Önök Adatkezelői kockázata ne haladja meg a szükséges mértéket. Ennek érdekében a WebEye rendszerben központilag, azaz az összes WebEye Előfizetőnket érintően az alábbi változtatásokat hajtjuk végre 2018. július 10-én:

  1. HIVATALI- ÉS MAGÁNUTAK KEZELÉSE:2018. július 10-én központilag le fogjuk tiltani a WebEye rendszerbe történő belépéshez használható főcsoporti felhasználók esetében a magán státuszban rögzített adatok („magánutak”) láthatóságát. A változtatás következtében a főcsoportok alatt létrehozott alfelhasználók sem láthatják a magánutakat. (Természetesen az adatok gyűjtése ez esetben sem szakad meg, csupán a magánutak, mint a GDPR hatálya alá tartozó személyes adatok nem lesznek láthatóak az Önök szervezetéhez tartozó felhasználók által.)
    • Amennyiben Önök nem rendelkeznek a járműbe szerelt Hivatali-Magán kapcsolóval, és a WebEye rendszer virtuális órarendjét sem használják hivatali- és magánutak megkülönböztetésére, e téren nincs további teendőjük.
    • Amennyiben Önök rendelkeznek járműbe szerelt Hivatali-Magán kapcsolóval, vagy virtuális órarendet használnak a hivatali- és magánutak megkülönböztetésére, és 2018 július 10-e után is igényt tartanak a magán utak láthatóságára, úgy írásbeli kérelmük (alapján kollégáink elvégzik a szükséges beállításokat. Formanyomtatvány elérhető ITT, vagy kérje kapcsolattartójától.A kérelmet e-mailben, a jelenlegi WebEye-os kapcsolattartója részére szíveskedjék megküldeni. Felhívjuk figyelmét arra, hogy az Önök érdekében kizárólag a hiánytalanul és szabályszerűen kitöltött kérelmek kerülnek befogadásra és feldolgozásra! A jogosultság beállításáról e-mail formájában értesíteni fogjuk
    • Amennyiben Önök WebEye Monitorral (AVLG) is rendelkeznek, úgy annak helyi beállítása szükséges, melyet Önöknek kell elvégezni! A beállítások elvégzéséhez szükséges leírás, tájékoztató elérhető ITT, vagy kérje kapcsolattartójától.
  2. OKMÁNYKEZELÉS A WEBEYE-BAN:Amennyiben a WebEye Szolgáltatás használata során Önök használják az Okmánykezelés lehetőségét, úgy 2018 július 10-től az alábbi változásokat fogják tapasztalni:
    • a legördülő menüből eltűnnek a személyes adatokat tartalmazó okmányok kezelésére vonatkozó lehetőségek és
    • 2018 július 10 után kizárólag a járművel kapcsolatos okmányok közül fognak tudni választani.

***

Adatkezelői tevékenységük során kérjük, arról se feledkezzenek meg, hogy a WebEye rendszerbe bekerülő személyes adatok közé tartoznak a járművezetők nevei, egyéb adatai is, illetve személyes adatokat tartalmazó POI-k is felvételre kerülhetnek (pl. járművezető lakóhelye.)

E körben az Önök adatkezelési kockázatát csökkentő/mérséklő megoldásokra az alábbiakat ajánljuk:

  1. a WebEye rendszerben járművezető neve kizárólag az e célra létrehozott mezőben kerüljön felvételre, amennyiben a személyes adat felvétele az Önök megítélése szerint – és belső adatkezelési szabályzataik, irányelveik alapján – szükséges. (Az adattakarékosság elvét javasoljuk szem előtt tartani!)
  2. Ha egyéb, nem a járművezető nevének feltüntetésére létrehozott mezőben is rögzítettek járművezető nevet (vagy egyéb személyes adatot), úgy határozottan javasoljuk az onnan történő törlését!Önöknek, mint Adatkezelőknek pontos tájékoztatást kell tudniuk adni az Érintettek részére arról, hogy az Érintett adatai hol vannak rögzítve. Az eredeti rendeltetésétől eltérően használt mezőkben a személyes adatok szerepeltetése növelheti annak kockázatát, hogy Önök a tájékoztatást kielégítően tudják megtenni az Érintett felé, de ugyanígy az egyéb Érintetti jogok kielégítésénél is kockázat növelő tényező lehet, ha nem tudják pontosan pl. hol, hány helyen kell egy helyesbítést, korlátozást, törlést elvégezni!
  3. Javasoljuk annak mérlegelését is, hogy valóban szükséges-e a járművezetőket a teljes nevük szerepeltetése mellett feltüntetni a WebEye rendszerben, vagy elégséges lenne-e pl. álnéven szerepeltetni őket?! (Álnév lehet pl. egy dolgozói ID is, ami alapvetően csak a dolgozó személyügyi aktájában jelenik meg.) Ugyanez igaz az olyan már létező POI-kra is, amely jelenleg személyes adatot tartalmaz. 
  4. Javasoljuk, hogy a WebEye rendszerbe bekerült személyes adatokat rendszeresen vizsgálják felül, és töröljék azokat a személyes adatokat, amelyek kezelésének célja már megszűnt.
  5. Amennyiben az Érintett a WebEye rendszerbe bekerült személyes adata(i) vonatkozásában élni kíván a korlátozás jogával, úgy ezt Önök könnyedén el tudják végezni (megfelelő dokumentálás és egyéb vonatkozó szabályok mellett természetesen), pl. a korlátozni kért személyes adatot behelyettesítik a korlátozás tényére utaló megnevezéssel.
  6. Szintén könnyedén megtehető a személyes adat helyesbítése is, ha ezirányú kérelem érkezik az Érintettől Önök felé. Önöknek a WebEye felületre belépve Önök a helyesbítést el tudják végezni (megfelelő dokumentálás és egyéb vonatkozó szabályok megtartása mellett.)

Bízunk benne, hogy az I. részben jelölt és 2018 július 10-én beállításra kerülő változtatásokkal, valamint a II részben írt ajánlásokkal nagymértékben elő tudjuk segíteni Adatkezelői kötelezettségeik teljesítését és az Önöket terhelő Adatkezelői kockázatok csökkentését.

Tisztelettel:
WebEye Telamatics Group és az Ön WebEye Szolgáltatója